Themenwoche: Der gute Rat

Die Herausforderungen der Digitalisierung meistern

StBK. Die Digitalisierung ist das Megathema der letzten Jahre. Die gesamte Wirtschaft befindet sich in der Phase der digitalen Transformation. Aufgrund der Corona-Pandemie hat diese Entwicklung einen weiteren Schub bekommen und auch viele kleine und mittelständische Unternehmen erfasst. Die Unternehmen erkennen die Potenziale der Digitalisierung und befassen sich mit den verschiedensten Technologien, um ihren Geschäftsalltag zu optimieren. Zugleich besteht jedoch große Unsicherheit. „Die Digitalisierung des geschäftlichen Umfeldes bringt Chancen mit sich, birgt aber durchaus auch Risiken. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen müssen daher auf diesem Weg begleitet werden, um keine unnötigen Fehler zu begehen. Ein Steuerberater kann als Digitalisierungsberater helfen und die Mandanten Schritt für Schritt bei dem Übergang hin zu digitalen Prozessen unterstützen“, so die Steuerberaterkammer Stuttgart.

Mit den folgenden beispielhaft aufgeführten Maßnahmen kann der Digitalisierungsprozess mit Hilfe eines Steuerberaters in Gang gebracht werden:

Elektronische Rechnungen

Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen kann im Geschäftsleben viel Zeit und Geld eingespart werden. Der zeitaufwendige Weg über den Zustelldienst und das Frankieren von Papierrechnungen entfällt. Für Unternehmen besteht seit November 2020 bereits eine grundsätzliche Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen an Behörden. Die Umstellung auf die E-Rechnung ermöglicht zudem einen schnelleren Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen. Allerdings existieren in

der Praxis viele Formate und Übertragungswege, die individuell zu beurteilen sind. Dabei ist der Steuerberater ein wichtiger und kompetenter Ansprechpartner.

Digitales Kassenbuch

Gerade für kleinere Unternehmen ist der Einstieg in die digitale Welt durch das Führen eines digitalen Kassenbuches einfach umzusetzen. Das handschriftliche Erfassen der Einnahmen und Ausgaben auf Papier entfällt - stattdessen können Inhaber Geschäftsvorfälle bequem am PC eingeben. Der Steuerberater kann bei der Umsetzung behilflich sein, indem er bei der Einrichtung berät und Hilfestellung bei der Datenerfassung gibt. Die Belege können im Unternehmen verbleiben und die Daten aus dem digi-

talen Kassenbuch können einfach in die Software des Steuerberaters integriert werden. Der Steuerberater hat immer auch im Blick, ob die gestiegenen Anforderungen an elektronische Kassensysteme, wie der Einsatz einer zertifizierten, technischen Sicherheitseinrichtung, vom Mandanten erfüllt werden.

Digitale Kontoauszüge

Die Umstellung von Papierkontoauszügen auf digitale Kontoauszüge ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Es gibt kaum noch Unternehmen, die ihre Bankgeschäfte analog abwickeln. Online-Banking ist im Tagesgeschäft angekommen. Banken übermitteln Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kunden. Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind originär digitale Belege. Diese müssen Unternehmer immer in ihrer originären Form - also digital - aufbewahren. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Um diesen Vorgaben zu entsprechen, zeigt der Steuerberater zusammen mit der

Geschäftsbank diverse Möglichkeiten auf, wie digitale Kontoauszüge richtig archiviert und gleichzeitig in die Buchhaltung beim Steuerberater integriert werden.

Ersetzendes Scannen

Mit der technischen Möglichkeit, Papierdokumente mittels eines Scanners in eine Bilddatei oder eine PDF-Datei umzuwandeln, können (fast) alle Unternehmen papiergebundene Dokumente digitalisieren. Wenden sie dieses Verfahren an, können damit die in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formulierten Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und -aufbewahrung erfüllt werden. Beim Einsatz eines entsprechenden Archivsystems und der Verfahrensdokumentation müssen bestimmte Originalbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden.

Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand durch geringere Archivflächen und Prozesskosten. Eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der Unternehmer gemeinsam mit ihrem Steuerberater die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten, ist eine wichtige Voraussetzung für das Ersetzende Scannen im Unternehmen.

Sichere elektronische Kommunikation

Vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des drohenden Bußgeldes bei Verstößen haben Unternehmen ein großes Interesse an einer sicheren, elektronischen Kommunikation. Steuerberater unterliegen einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht, die auch strafbewehrt ist. Steuerberater sind daher mit der Thematik vertraut und können ihren Mandanten Wege und Möglichkeiten einer sicheren, elektronischen Kommunikation aufzeigen.

Betriebswirtschaftliche Beratung

Der Steuerberater ist ein kompetenter Ansprechpartner in betriebswirtschaftlicher Beratung. Die Möglichkeiten dafür verbessern sich, wenn als Grundlage für Analyse und Planung nicht mehr die Daten des letzten Jahresabschlusses dienen müssen, sondern Unternehmer aktuelle unterjährige Daten aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen können. Echtzeitdaten können für das Controlling genutzt werden und zeitnahe Anpassungen an erkannte Planabweichungen ermöglichen. Die Investitions- oder

Liquiditätsplanung kann monatlich überprüft werden. Eine solche personalisierte und hochqualifizierte Beratung schafft echten, zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen.

Fazit

Kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten, wenn sie zusammen mit ihrem Steuerberater die Herausforderung angehen und nach und nach verschiedene Prozesse digitalisieren. Auf diesem Weg können sie viel Zeit und Geld einsparen. Der bundesweite Steuerberater-Suchdienst (www.stbk-stuttgart.de) bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere seinen Anforderungen entsprechende Steuerberater zu suchen.

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