Kirchheim. Für Vereinsvorstände, die noch nichts in Sachen SEPA unternommen haben, ist es allerhöchste Eisenbahn. Sie können sich bei Banken Broschüren holen oder Infotelefone kontaktieren. Im Folgenden werden neun Punkte genannt, die besonders wichtig sind. Einen Schritt nach dem anderen gelangen sie so zum europatauglichen Bankeinzug.
1. Gläubiger-ID beantragen
Vereine, die mit Lastschriften arbeiten, müssen als erstes eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen. Das geht im Internet auf der Seite www.glaeubiger-id.bundesbank.de. Experten raten, möglichst schnell aktiv zu werden, da die Vergabe automatisiert erfolgt und in der Endphase der Umstellung durch geballtes Interesse längere Wartezeiten entstehen können.
2. Bank kontaktieren
Als nächstes gilt es, der Bank die Gläubiger-ID mitzuteilen und darüber hinaus eine neue Inkasso-Vereinbarung mit dem Kreditinstitut abzuschließen.
3. Analyse und Erfassung
Der Zuständige im Verein sollte sämtliche Zahlungsströme, Kontokennungen und Bankleitzahlen kontrollieren, zum Beispiel von Mitarbeitern, Mitgliedern und Spendern. Die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC muss in den Mitgliedsdaten erfasst oder konvertiert werden.
4. Einzugsermächtigungen prüfen
Ein Verein kann nur dann SEPA-Lastschriften einholen, wenn eine von Hand unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Für neue Mitglieder sollten die neuen SEPA-Mandate aus den offiziellen Vorlagen verwendet werden. Sie werden am besten gleich mit Beitrittserklärungen und Aufnahmeanträgen erteilt. Beleghafte Lastschriften sind künftig übrigens nicht mehr möglich.
5. Computersysteme überprüfen
Ob Buchhaltungssoftware, Bankingtools oder Verwaltungsprogramm – alle IT-Systeme sollten auf ihre SEPA-Fähigkeit überprüft werden. Die Anwendungen müssen mit dem XML-basierten SEPA-Datenformat kompatibel sein. Infos dazu gibt es auch bei den Banken-Hotlines.
6. Publikationen und Korrespondenz
In allen Publikationen und der Korrespondenz des Vereins sind künftig IBAN und BIC anzugeben. Das gilt beispielsweise für die Homepage, Faltblätter oder Broschüren, aber auch Rechnungen und Mahnungen.
7. Mandatsreferenz
Jedes Mandat, also der Zahlungsverkehr jedes einzelnen Mitglieds, muss künftig auf dem elektronischen Wege eindeutig nachvollziehbar sein. Dazu ist es notwendig, dass jedes Mitglied, das eine Einzugsermächtigung erteilt hat, eine Mandatsreferenznummer zugewiesen bekommt. Verwenden kann der Verein dafür beispielsweise Mitgliedsnummern, Mitgliedsnamen oder eine eigene Systematik.
8. Information der Mitglieder
Der Verein muss seine Mitglieder spätestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Einzug über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag schriftlich informieren. Das geht auch per E-Mail, wenn die E-Mail-Adressen der Mitglieder vorliegen. Angegeben werden müssen dabei die neue Gläubiger-ID und die Mandatsreferenznummer.
9. Fälligkeitsdatum beachten
Galten bislang keine speziellen Fristen bei den bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren, so ändert sich das nun unter SEPA. Kassiere und Vorstände müssen sich nun genaue Fristen in den Kalender eintragen: SEPA-Basislastschriften müssen sie beim Ersteinzug spätestens sechs Bankgeschäftstage und frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit bei der Bank einreichen. Bei Folgelastschriften verkürzt sich der Zeitraum auf drei Geschäftstage vor Fälligkeit.