Ein Umzug bedeutet viel Aufwand. Wie mag das erst sein, wenn 45 Leute gleichzeitig umziehen? Innerhalb der Kirchheimer Stadtverwaltung waren es jetzt vier Sachgebiete, die vom Rathaus und vom benachbarten Widerholtplatz ins Otto-Ficker-Areal gezogen sind. Immerhin waren die potenziellen „Profis“ mit dabei: das Sachgebiet „Organisation“. Deswegen konnten sich die anderen drei - Personal, Haushaltswesen und Steuern sowie Zahlungsabwicklung und Finanzbuchhaltung - aber nicht zurücklehnen. Die Mitarbeiter mussten sich schon selbst darum kümmern, was es auszumisten galt, was in welche Kisten zu packen war und wie sie sich mit Sack und Pack am besten an ihren neuen Arbeitsplätzen einrichten wollen.
Vor Ort erklären zwei Abteilungsleiter und ein Dezernent, wie sich die neue Umgebung unweigerlich auf die neue Arbeitswelt auswirkt, auf die mögliche Zukunft der Büroarbeit an sich. „Keiner weiß, wie die Arbeitswelt in zehn Jahren wirklich aussieht“, sagt der Dezernent vorab - Bürgermeister Stefan Wörner. Trotzdem gibt es gewisse Vorstellungen davon, und die finden sich im ehemaligen Fabrikgebäude umgesetzt.
So definieren sich die meisten Büros nicht mehr als geschlossene Räume mit vier Wänden und einer eigenen Zugangstür. Es handelt sich in den meisten Fällen um Nischen, in denen Schreibtische mit jeweils vier Arbeitsplätzen stehen. Wer sich gegenübersitzt, bleibt durch mobile Sichtschutzwände vor visuellen Ablenkungen bewahrt. Um zu verhindern, dass Besprechungen und Telefonate die Kollegen stören könnten, setzt die Stadtverwaltung außer auf größere Besprechungsräume auf vier kleinere „think tanks“.
Diese „Denkfabriken“ wirken von der Dimension her eher wie „Denkkäfige“. Aber sehr viel Platz braucht es offensichtlich gar nicht, um sich kurz einmal zu zweit oder zu dritt auszutauschen oder um ein wichtiges Telefonat zu führen. Im Leerzustand ist der „think tank“ ein nahezu steriler Raum. Weil ihn alle jederzeit benutzen können sollten, ist er völlig frei von persönlichen Gegenständen. Das soll auch lange nach dem Umzug noch so bleiben.
„Reiner Tisch“ nach Feierabend
Zudem ist es das Konzept für die einzelnen Schreibtische: „Noch hat jeder Mitarbeiter hier seinen eigenen Arbeitsplatz“, sagt Stefan Wörner. Weil aber immer mehr Teilzeit-, Home-Office- und mobiles Arbeiten hinzukommt, geht der Trend langfristig zum „Desk-sharing“, also zum geteilten Schreibtisch. Dazu gehört die Maßgabe, am Feierabend „reinen Tisch“ zu machen, sodass am nächsten Tag ein anderer Mitarbeiter am selben Tisch Platz nehmen kann.
Rollcontainer gibt es im neuen Verwaltungstrakt nicht mehr. Dafür bekommt jeder Mitarbeiter sein Schließfach, für persönliche Dinge. Was ebenfalls personifiziert bleibt, ist die Telefondurchwahl: Egal, an welchem Schreibtisch jemand gerade sitzt, die Telefonnummer „wandert“ mit.
Das papierlose Büro wird zwar zum Ideal. Aber ganz umsetzen lässt es sich noch nicht. Das zeigt sich unverhofft, wenn Stefan Wörner ein Grundproblem nach dem Umzug anspricht: „Man muss jetzt viele Wege neu denken, bis hin zu dem Weg, wenn man etwas kopieren will.“ Auch die Wege zum Rathaus sind länger geworden. Das verlangt eine bessere Organisation der Besprechungstermine. Es verlangt aber auch die interne Verwendung der Geräte für Telefon- und Videokonferenzen. Gedacht war beides eher für die externe Kommunikation.
„Die Voraussetzungen hier sind wirklich ideal“, sagt Bernd Vogel, der Leiter der Abteilung Personal und Organisation, der eine beachtliche Zahl ins Spiel bringt: „Wir sind mit insgesamt 700 laufenden Metern Akten umgezogen.“ Stadtkämmerer Fabian Kaiser ergänzt: „Die Vorbereitung kostet beim Umzug am meisten Zeit. Zum Glück haben wir kürzlich einen Doppelhaushalt verabschiedet.“
Was sich am neuen Standort, den die Stadt zunächst einmal für zehn Jahre angemietet hat, verbessern soll, ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Auch dafür stehen Zahlen, die Stefan Wörner nennt: „Wir haben jetzt 45 Köpfe auf einem Stockwerk. Die waren vorher auf sieben Etagen verteilt.“