Digitalisierung ist in Weilheim nicht nur ein Wort, seit Februar 2019 wird sie auch konrket in der Verwaltung umgesetzt. Zu den regelmäßigen Ritualen im Gemeinderat gehört es seitdem, die Gemeinderäte über den „Digitalisierungsfortschritt“ in der Stadtverwaltung auf dem Laufenden zu halten. Dem Public Management-Studenten Michael Bauch, der aktuell ein Praxissemester in der Weilheimer Verwaltung absolviert, ist es in der Januarsitzung vorbehalten, das neue Self Service Terminal anzukündigen (Foto). Ab Mai soll es dann an zwei Geräten möglich sein, gegen eine Gebühr von sechs Euro direkt vor Ort Lichtbilder für Personalausweise und Reisepässe zu erstellen, auch die Unterschrift des Dokuments kann direkt über das „SST“ erfolgen. Die Anleitung ist mehrsprachig, zudem stehen noch Mitareiterinnen und Mitarbeiter bei Bedarf zur Seite.
Zu den Neuerungen in der Weilheimer Verwaltung gehört auch die E-Akte als zentrales Element der Personalaktenführung. Relevante Formulare und Arbeitsverträge sind bereits „migriert“ wie es in der Fachsprache heißt – also rechtssicher eingescannt und abgespeichert. Das Ziel: Die Personalakten sollen vollständig digitalisiert werden. Das standardisierte Einscannen sei ein wesentlicher Bestandteil erklärt Hauptamtsleiterin Daniela Braun.
Schon länger arbeitet die Weilheimer Verwaltung mit dem E-Ausweis. Der Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion kann unter anderem dazu genutzt werden, online Meldebescheinigungen zu beantragen, den Wohnzsitz an-, ab- oder umzumelden oder ein Führungszeugnis anzufordern. Auch Geburts-; Heirats- oder Sterbeurkunden können damit bestellt werden, ohne dass man „aufs Amt“ muss. „Viele wissen nicht, dass es das gibt. Daher werden wir auf Social Media neue Kampagnen starten“, erläutert Michael Bauch. Auch Chat GPT spielt bereits eine Rolle, das führt der Student innerhalb einer Power Point-Präsentation dem Gremium anhand einer KI-generierten Briefantwort auf die (fiktive) Frage eines Bürgers vor.
Schöne neue und digitale Welt in Weilheim? Einige Gemeinderäte sind da skeptisch, vor allem was den Einsatz künstlicher Intelligenz betrifft. „Ist das Programm bei Anfragen aus dem Baurecht auf dem Laufenden“, fragt etwa Gerda Schrägle von der SBV. „Chat GPT gibt viele falsche Antworten, das weiß ich aus der Medizin“, ergänzt Arzt und SBV-Mitglied Ulrich Mors. „Chat GPT hat vor allem eine Assistenzfunktion“, beruhigt Michael Bauch. Gerade bei Rechtsfragen helfe ihm das Programm als Neuling, Themen einzukreisen. „Der Sachbearbeiter sitzt aber immer am längeren Hebel“, betont er.
Info Die AusweisApp2 kann man hier kostenlos auf Handy oder PC herunterladen. Anwendungsbeispiele zur Nutzung des Online-Ausweises findet man hier.